Vlastníte nebo řídíte společnost a karanténní opatření Vám udělala čáru přes rozpočet? Přáli byste si mít pro tyto případy možnost přijímat rozhodnutí na dálku? Nečekejte na další vlnu pandemie a zařiďte se podle toho už dnes.
Pomocná ruka Lex COVID
Obecně platí, že občanský zákoník umožňuje orgánům všech právnických osob rozhodovat mimo zasedání v písemné formě nebo s využitím technických prostředků, pokud to dovolí jejich zakladatelské právní jednání. Firmy tak mohou ušetřit nejen čas, ale i náklady spojené s jednáním příslušného orgánu. Zásadní je však ověřit, jaké konkrétní podmínky pro to stanoví zákon nebo zakladatelská listina společnosti. Díky přijetí tzv. Lex COVID, zákona ke zmírnění dopadů pandemie, aktuálně celá řada těchto požadavků odpadá.
Kolektivní orgány právnických osob mohou nově jednat a rozhodovat v bezkontaktním režimu, i když zakladatelská listina tuto možnost neupravuje nebo ji dokonce zakazuje. Konkrétní podmínky si určí orgány samy, ledaže se jedná o orgán nejvyšší, kterému je stanoví statutáři. Účelem Lex COVID je bezesporu zajištění plynulého chodu společností i v době, kdy jim mimořádná opatření při epidemii, zejména omezení volného pohybu osob, brání v osobním setkání. Tyto úlevy jsou ale časově omezené. Jejich použitelnost má trvat pouze po dobu trvání opatření, které konání zasedání znemožňuje či podstatně znesnadňuje, nejpozději však do konce letošního roku. Typicky se bude jednat o omezení volného pohybu nebo zákaz přítomnosti většího počtu osob na jednom místě. Je proto třeba se vždy dovolat těch opatření, která měla na práva a povinnosti konkrétní osoby tvrzený dopad.
Konec nouzového stavu = konec úlev?
Vzhledem k nejistotě panující ohledně dalšího vývoje situace nelze vyloučit, že s ukončením nouzového stavu, které připadá na 17. května 2020, zaniknou také veškerá omezující opatření. Lze však předpokládat, že ani po jejich zrušení nebude osobní setkání pro členy celé řady orgánů možné, ať již z důvodu karantény konkrétní osoby či zákazu vycestovat ze země pobytu. Lex COVID Vám už ale pomocnou ruku nepodá a nemáte-li odpovídající úpravu ve stanovách či společenské smlouvě, budete nahraní. Víte-li tedy, že určitá rozhodnutí bude nezbytné ve Vaší společnosti přijmout během následujících několika měsíců, doporučujeme svolat „virtuální nebo písemné zasedání“ příslušného orgánu co nejdříve. Dle Lex COVID se totiž rozhodování orgánu per rollam nebo s využitím technickým prostředků dokončí podle jeho ustanovení za předpokladu, že bylo přede dnem skončení příslušných opatření zahájeno či svoláno. Využít nabízeného distančního rozhodování tak bude možné například v případě, kdy se virtuální valná hromada bude reálně konat až poté, co omezení volného pohybu osob pozbydou účinnosti.
Rozhodování s využitím technických prostředků
Obecným předpokladem pro možnost rozhodování on-line je připuštění této možnosti v zakladatelském právní jednání. Mají-li se tímto způsobem sejít společníci společnosti s ručením omezeným či akcionáři akciové společnosti, musí být podmínky hlasování určeny tak, aby umožňovaly ověřit totožnost osoby oprávněné vykonávat hlasovací právo a určit podíly, případně akcie, s nimiž je spojeno. Tyto podmínky určuje společenská smlouva, stanovy nebo statutární orgán a povinně se uvádějí v pozvánce na valnou hromadu. U rozhodnutí, které je třeba osvědčit notářským zápisem, se vyžaduje, aby splnění zákonných požadavků na podmínky účasti s využitím technických prostředků posoudil notář.
Pozor na diskriminaci
I u virtuálních zasedání je třeba pamatovat na to, že doba a místo jednání valné hromady nesmí nepřiměřeně omezovat právo společníka či akcionáře se jí účastnit. Pokud by byl záměrně zvolen takový způsob rozhodování v bezkontaktním režimu, který by pro své technické podmínky vylučoval z komunikace určité skupiny členů orgánu, tito mají i nadále možnost podat návrh na vyslovení neplatnosti takto přijatého usnesení. Důvodem k tomu však nemůže být distanční způsob přijetí rozhodnutí sám o sobě.
PER ROLLAM
Zákon umožnuje také rozhodování mimo zasedání orgánu v písemné formě. I tento způsob hlasování musí být zakladatelským právním jednáním dovolen. Výjimka platí pro valné hromady společností s ručením omezených, kdy postačí, že společenská smlouva tento způsob rozhodování nezakazuje. Hlasování u kapitálových společností pak probíhá tak, že osoba oprávněná ke svolání valné hromady zašle jednotlivým společníkům návrh rozhodnutí spolu s odůvodněním a dokumenty potřebnými k jeho přijetí. Ti se pak mohou vyjádřit během 15 dnů nebo v jiné, zakladatelským právním jednáním stanovené, lhůtě. Pokud tak neučiní, uplatí se pravidlo „kdo mlčí, nesouhlasí“. Má-li být rozhodnutí přijato notářským zápisem, je forma veřejné listiny vyžadována i pro vyjádření akcionáře, zatímco u společníků společností s ručením omezeným postačí úředně ověřený podpis. Výhodou per rollam je, že není třeba řešit usnášeníschopnost valné hromady, potřebná většina se totiž počítá z celkového počtu hlasů všech společníků.
Tento způsob distančního rozhodování je přístupný například také jednatelům tvořícím kolektivní orgán, představenstvu či dozorčí radě. Díky Lex COVID mohou formou per rollam nově rozhodovat i delegáti v družstvu.
Atraktivní možností je jistě i hlasování per rollam za využití technických prostředků. Jeho podmínky pak musí upravit i způsob doručení vyjádření společníka, a to např. e-mailem či formou SMS za použití individuálně vygenerovaného identifikačního kódu.
Je nepochybné, že shora uvedené způsoby hlasování Vám mohou ušetřit čas i peníze a současně výrazně usnadnit rozhodovací procesy ve Vaší společnosti. To vše však máte k dispozici nejen v období mimořádných opatření. Nečekejte proto na další pandemii a využívejte zákonem nabízené možnosti na maximum. Pusťte se do revize Vašich stanov či společenské smlouvy a doplňte je o distanční způsoby hlasování bez zbytečného odkladu. Karanténní opatření tak Vaše rozhodování napříště neochromí.
Tento článek patří do sekce On-line řešení, o kterou se pro Vás stará advokát Ondřej Straka.
Můžete mu napsat na ondrej.straka@krutakpartners.cz