Ač je to s podivem, ani v roce 2020 není běžnou praxí podepisovat dokumenty elektronicky. V souvislosti s karanténními opatřeními se ale ukazuje, že by mnoho z nás uvítalo možnost komunikovat z pohodlí svého domova stejně efektivně, zejména se stejnou právní silou, jako je tomu v případě osobního kontaktu. Nástrojem k tomu sloužícím je právě tzv. elektronický podpis.
Jak jej ale používat správně a co to elektronický podpis vlastně je? Zajistí nám vlastnictví občanského průkazu s čipem možnost signatury srovnatelné s podpisem úředně ověřeným na Czech POINTu? A je vůbec možné se současnými technologiemi a zákonnou úpravou řídit svůj byznys z domova opravdu efektivně?
Právní rámec předmětné problematiky tvoří unijní nařízení označované zkráceně jako eIDAS a adaptační zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Elektronické podpisy rozdělují do čtyř kategorií, a to v pořadí od nejslabšího zabezpečení:
prostý elektronický podpis,
zaručený elektronický podpis,
zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis,
kvalifikovaný elektronický podpis.
Prostý elektronický podpis
Adjektivum „prostý“ zákon pro tuto kategorii nepoužívá, hovoří o „jiném typu“ elektronického podpisu a řadí do této kategorie vše, co nelze zařadit do žádné z ostatních. V praxi se toto označení vžilo právě proto, že takovým podpisem může být prakticky cokoli. Strany si tak mohou sjednat podepisování prostřednictvím připojení speciálního kódu k e-mailové zprávě nebo prosté patičky firemního e-mailu obsahující jméno a příjmení odesílatele. Postačí i pouhé uvedení křestního jména do zprávy SMS.
Zaručený elektronický podpis
Předně je třeba uvést, že používání tohoto termínu je svým způsobem matoucí. Zaručený elektronický podpis totiž fakticky nic nezaručuje. Certifikát, kterým je opatřen, není vytvořen žádnou oficiální autoritou a často se tak hovoří o tom, že si je pro vlastní potřebu může vytvořit v podstatě kdokoli. Navzdory pravdivosti tohoto tvrzení se však jedná o záležitost přesahující schopnosti běžného uživatele internetu.
Uznávaný elektronický podpis
Zákon používá legislativní zkratku uznávaný elektronický podpis pro dva druhy elektronických podpisů a jedině tyto jsou použitelné v komunikaci s veřejnoprávními subjekty. Bez uznávaného elektronického podpisu tedy nebude elektronické právní jednání vůči veřejnoprávnímu subjektu platné.
Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis Jak napovídá název, jedná se o podpis založený na tzv. kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis. Tento je možné získat pouze prostřednictvím certifikačních autorit. Podle informací Ministerstva financí působí na území České republiky v současné době tři. Jsou jimi Česká pošta s.p. a společnosti eIdentity, a.s. a První certifikační autorita, a.s.
Kvalifikovaný elektronický podpis Konečně posledním, taktéž dle legislativní zkratky uznávaným elektronickým podpisem, je kvalifikovaný elektronický podpis. K jeho vytvoření je zapotřebí fyzického tokenu, například USB klíče nebo občanského průkazu s čipem. Občanský průkaz s čipem tedy není jediným prostředkem, jak kvalifikovaný elektronický podpis získat. PostSignum, certifikační autorita České pošty, nabízí hned několik různých tokenů, které zaručí maximální jistotu při ověření identity podepisujícího. Stejné tokeny se shodným zabezpečením používají například notáři při přihlašování do obchodního rejstříku nebo advokáti při elektronické konverzi dokumentů. Přestože tyto tokeny slouží k zajištění maximálního bezpečí a jistoty ohledně jednající osoby, není kvalifikovaný podpis postaven na roveň podpisu úředně ověřenému.
V právním styku se tedy pouze na elektronický podpis, byť jednající disponuje jeho kvalifikovanou verzí, spolehnout nelze. Technologie k tomu potřebná existuje a v některých případech ji umíme i využít, digitalizace veškerých právních jednání spojených s řízením společnosti se však odkládá. Zákonný požadavek formy veřejné listiny pro některá právní jednání, případně úředně ověřeného podpisu na plné moci, zkrátka není možné v současném legislativním prostředí vyřešit jinak než podepsáním dokumentu za přítomnosti osoby, která pravost podpisu ověří. Žádný posun v tomto směru nepřináší ani občanský průkaz opatřený čipem.
Přestože se nabízí přístup legislativy a zákonodárců k současným technologickým možnostem považovat za zpátečnický, nic nebrání kontrakty sjednávat a podepisovat flexibilněji alespoň v soukromoprávním styku. Aby si byly strany jisté osobou jednajícího, považujeme za vhodné trvat na použití uznávaného podpisu ve smyslu, v jakém jej chápe česká legislativa. Chápeme ale, že sjednání uznávaného podpisu by strany mohly považovat za zbytečně formalistické. Pokud jím některá ze stran nedisponuje, hrozí, že se tím právní jednání výrazně a mnohdy zbytečně prodlouží.
V soukromoprávním jednáním tak může být výhodou právě použití zaručeného elektronického podpisu. Jeho zřízení Vám zabere doslova pár minut a pro jednání mezi soukromými subjekty jde o variantu zcela dostačující. Pro větší právní jistotu si strany mohou ve smlouvě sjednat konkrétní typ certifikátu, který budou obě v rámci daného smluvního vztahu využívat. Neučiní-li tak, ponese každá ze stran vlastní riziko při prokázání pravosti elektronického podpisu, když bud muset doložit, že použila dostatečně věrohodný certifikát.
Závěrem tedy doporučujeme ve smlouvě možnost použití elektronického podpisu jako alternativy ke klasickému signování dokumentů upravit výslovně. Ať už se strany shodnou na používání podpisu uznávaného nebo zaručeného, neudělají v soukromoprávním styku žádnou chybu. Jsme přesvědčeni, že o příležitost podepisovat, a tedy i právně jednat elektronicky, by se subjekty soukromého práva neměly dobrovolně připravovat. Vaše společnost tím ušetří nejen čas, ale i náklady spojené se zasíláním doporučených zásilek. Věříme, že tento postup vaše podnikání výrazně usnadní, a to nejen v dobách mimořádných opatření.
Tento článek patří do sekce On-line řešení, o kterou se pro Vás stará advokát Ondřej Straka.
Můžete mu napsat na ondrej.straka@krutakpartners.cz