Nástup pandemie COVID-19 byl spojen s potřebou rychlých nákupů. V akutní situaci, která panovala zejména v polovině března, bylo pochopitelné, že rychlost dostala přednost před hospodárností a transparentností. Nicméně v současné době je již na místě přestat se spoléhat na zákonné výjimky vycházející ze stavu nouze, ať již hovoříme o možnosti postupovat zcela mimo režim zákona, nebo použití jednacího řízení bez uveřejnění podle § 63 odst. 5 zákona o zadávání veřejných zakázek. A to platí i pro nákupy vybavení nebo materiálu nutného pro další boj s epidemií, která možná ještě zdaleka neřekla své poslední slovo.
Zákon o zadávání veřejných zakázek nabízí řadu možností, jak si připravit půdu pro rychlé a flexibilní nákupy v režimu zákona, a to pro případ, že nastane akutní potřeba. Obecně jsme již tyto postupy zmínili v našem nedávno publikovaném článku Jak efektivně nakupovat pod tlakem času a okolností. Nyní se jim budeme věnovat podrobněji.
Rámcová dohoda
Pokud zadavatel ví, jaké zboží nebo materiál bude potenciálně potřebovat, nicméně neví, jaké množství a v jakém čase jej bude muset pořídit, je vhodné vysoutěžit rámcovou dohodu. Ta totiž nepředstavuje pevný závazek k odběru určitého objemu. Jde o rámec pro budoucí nákupy, které bude zadavatel realizovat podle toho, kdy a v jakém rozsahu bude zboží, vybavení, nebo materiál potřebovat. Lze přitom vysoutěžit rámcovou dohodu s jedním dodavatelem (kterému jsou následně zadávány jednotlivé nákupy formou objednávek), nebo i s více dodavateli, kdy zadavatel může (ale nemusí) zachovat prvek soutěže, a to tak, že mezi vybranými účastníky následně probíhají jednoduché a rychlé minitendry.
Rámcovou smlouvu je možné uzavřít na principu „kaskády,“ kdy bude vybráno více dodavatelů, přičemž nejprve bude vždy oslovován ten, který nabídl v soutěži o rámcovou dohodu nejlepší podmínky. Nicméně, v případě, kdy by nejdříve oslovený dodavatel nebyl schopen konkrétní objednávku zadavatele uspokojit, bude mít zadavatel možnost obrátit se s objednávkou na další dodavatele v pořadí. Uvedené přístupy mohou být také kombinovány. Vysoutěžení rámcové dohody v režimu zákona nemusí být přitom otázkou pěti nebo šesti měsíců, jak se někdy traduje. Při využití akceleračních mechanismů, které zákon umožňuje, se lze dostat na pouhý zlomek této doby. A rámec pro rychlé nákupy může být takto nastaven až na 4 roky.
Dynamický nákupní systém
Zadavatel v některých situacích nemusí dopředu přesně znát přesné technické parametry požadovaného plnění. Bude si například vědom budoucí poptávky respirátorů nebo jiného zdravotnického materiálu, ale nebude vědět, jakou kvalitativní úroveň bude požadovat. I v takovém případě je možné významně ušetřit čas a zjednodušit a urychlit výběr budoucího dodavatele prostřednictvím dynamického nákupního systému (DNS). Jeho prostřednictvím získá zadavatel okruh více ověřených, tedy kvalifikovaných, dodavatelů, kteří mezi sebou budou následně soutěžit o jednotlivé zakázky zadávané podle jeho aktuálních potřeb. Při zavádění DNS zadavatel určí typově okruh poptávaného plnění a detailní specifikaci až v rámci konkrétních výzev k podání nabídky. Lhůty pro jejich podání činí v rámci dynamického nákupního systému pouhých 10 dnů. Ve výsledku lze tak dosáhnout zavedení DNS a realizace prvních nákupů v něm v horizontu cca šesti až osmi týdnů.
Elektronické katalogy
Ještě větší pružnosti při nákupu může zadavatel dosáhnout požadavkem na předložení elektronických katalogů, kdy dodavatelé, ať již mimo či v rámci dynamického nákupního systému nebo rámcové dohody, předloží ve svých nabídkách elektronický katalog, který bude obsahovat soubor informací včetně cen odpovídajících jednotlivým položkám předmětu zakázky a popisu nabízeného plnění. Na základě těchto katalogů pak zadavatel jednoduše vybere požadované zboží. Jejich výhodou je, že je lze aktualizovat a dodavatelé tak mohou nabízet nová a inovativní řešení.
Zadavatelům je tedy již nyní umožněno připravovat na scénář, kdy budou v budoucnu potřebovat pružně nakupovat materiál či vybavení, například pro jimi zřizovaná zdravotnická či sociální zařízení, nebo jiné organizace. To vše bez nutnosti udělování výjimek nebo trvání nouzového stavu. Je ale nutné začít s přípravou včas.
Tento článek patří do sekce Veřejné zakázky, o kterou se pro Vás stará advokát Petr Rudolf.
Můžete mu napsat na petr.rudolf@krutakpartners.cz