Vlastníte nebo řídíte společnost a karanténní opatření Vám udělala čáru přes rozpočet? Přáli byste si mít pro tyto případy možnost elektronického doručování dokumentů a podepisovat smlouvy na dálku? Nečekejte na další vlnu pandemie a zařiďte se podle toho už dnes.
Pane jednateli, mohl bych dostat autogram?
Vzhledem k tomu, že řada právních jednání vyžaduje vlastnoruční podpis jednající osoby, mohou aktuální karanténní opatření Vaše podnikání v kontraktační či rozhodovací oblasti zcela ochromit. Elegantní řešení nabízí elektronický podpis osoby oprávněné za společnost jednat, zpravidla tedy jednatele nebo člena představenstva, z našeho pohledu nezbytný doplněk každého statutára 21. století. Jsme přesvědčeni, že o příležitost podepisovat, a tedy i právně jednat elektronicky, by se společnosti neměly dobrovolně připravovat. Zřízení elektronického podpisu Vám zabere doslova pár minut a pro jednání mezi subjekty soukromého práva jde o variantu zcela dostačující. Možnost jeho použití jako alternativy ke klasickému podepisování dokumentů doporučujeme upravit výslovně i ve smlouvách uzavíraných s Vašimi obchodními partnery. Jak je to vlastně s elektronickými podpisy a platností jimi opatřeného právního jednání zjistíte v našem článku Elektronický podpis jako samozřejmost. Ať už se strany shodnou na používání podpisu uznávaného nebo zaručeného, neudělají v soukromoprávním styku žádnou chybu.
Komunikujte a kontrahujte ON-LINE
Zdržuje Vás vzájemné přeposílání smluvní dokumentace s Vašimi obchodními partnery? Chtěli byste se na obsah dohody spolehnout bez zbytečného odkladu po ukončení vyjednávání jejích podmínek a nečekat týdny na podpis druhé strany? Digitalizujte tam, kde to jde!
Obecně platí, že každý má právo zvolit si pro právní jednání libovolnou formu. Pochopitelně je tomu tak jen v těch případech, kdy ji nestanoví dohoda stran či zákon. Pro případnou důkazní potřebu však rozhodně doporučujeme vyhnout se formě ústní. Pokud se přece jen rozhodnete spoléhat na podání ruky a dobré slovo Vašeho obchodního partnera, nechte si znění takové dohody potvrdit alespoň do e-mailu či zprávy SMS. Rozhodnete-li se však jít tou bezpečnější cestou a na podpisu smlouvy či jiného dokumentu trvat, nevidíme důvod, proč se zdržovat s jejich fyzickým doručováním. V obchodním styku je totiž rychlost jednání zpravidla klíčová, ať již potřebujete zažádat o prodloužení splatnosti faktur, odstoupit od smlouvy nebo ji vypovědět. Chcete-li tedy komunikaci se svými smluvními partnery urychlit, zjednodušit a současně ušetřit na poštovních službách, nic Vám nebrání dohodnout si s nimi ve smlouvě, že forma e-mailu je pro uzavírání kontraktů, jejich změny anebo doručování dokumentů, pro obě strany dostačující. Pro důkazní účely můžete elektronickou zprávu archivovat nebo ji vytisknout a uložit do šanonu.
Za zmínku stojí jistě i zasílání soukromých zpráv přes datovou schránku. Poštovní datová zpráva je elektronická obdoba doporučeného dopisu. Je ideální pro rychlé odesílání důležité korespondence jako jsou například smlouvy, upomínky nebo faktury, s možností právně prokázat řádné odeslání i doručení dokumentu. Příjem Poštovních datových zpráv je zcela zdarma, zatímco odesílání jednotlivých zpráv soukromým osobám je zpoplatněno. Více informací můžete nalézt zde: https://www.datoveschranky.info/aditivni-sluzby/postovni-datova-zprava.
Chcete-li jít s dobou, usnadněte si Vaše podnikání a nechte si pomocí nástrojů digitalizace ulevit od administrativního zatížení již dnes. Veškerou svoji energii pak budete moci věnovat rozvoji Vašeho byznysu a podpis smlouvy na významnou zakázku Vám nezabere víc než pár vteřin.
Tento článek patří do sekce On-line řešení, o kterou se pro Vás stará advokát Ondřej Straka.
Můžete mu napsat na ondrej.straka@krutakpartners.cz