Zadavatel může umožnit prohlídku místa plnění, je-li to, slovy zákona o zadávání veřejných zakázek, vhodné. Jak se ale zachovat dnes, když je taková prohlídka nemožná, protože na veřejných místech se může stýkat jenom omezené množství osob? Za daných okolností jsme tak byli nuceni hledat nové řešení tohoto problému ve snaze neprodloužit zadávací řízení. A prohlídku místa plnění jsme zprostředkovali dodavatelům online. Jak se ale ukázalo, může být tento způsob využitelný i v budoucnu, zadavatel totiž může díky online řešení zpřístupnit prohlídku místa plnění většímu okruhu účastníků a pro všechny zúčastněné může být toto řešení ve výsledku mnohem pohodlnější. Online prohlídku místa plnění jsme provedli v budově, která má být nově zateplena, včetně výměny střešních krytin.
Zákon o zadávání veřejných zakázek sice neklade na samotný průběh prohlídky místa plnění žádné specifické požadavky, to však neznamená, že by neměl zadavatel stanovit některá základní pravidla. Za všech okolností je totiž vázán obecnými požadavky při zadávání veřejných zakázek a mezi povinnosti zadavatele tak patří povinnost dodržovat zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace. Žádný dodavatel by tedy neměl být před ostatními zvýhodněn. Pokud jsou tato pravidla dodržena, není důvod, proč by nemohla být prohlídka místa plnění přenášena dodavatelům online. Ostatně zákon o zadávání veřejných zakázek klade důraz na elektronizaci celého procesu.
Pro zachování základních zásad zákona o zadávání veřejných zakázek jsme stanovili několik základních pravidel:
na místě prohlídky nesměl být žádný dodavatel nebo jeho zástupce přítomen osobně (rozhodli jsme se nejít cestou „smíšené“ prohlídky, kdy by online přenos byl pouze alternativou, a to proto, aby nikdo nemohl namítat, že byl znevýhodněn proti dodavateli, který se navzdory stávajícím omezením rozhodl účastnit osobně),
žádná z osob, která zajišťuje provedení online prohlídky, nesmí mít vztah k žádnému z dodavatelů,
link na online přenos byl s dostatečným předstihem zveřejněn a dán k dispozici dodavatelům (v případě, že bude o provedení online prohlídky místa plnění rozhodnuto dopředu, doporučujeme uvést link v zadávací dokumentaci),
celou prohlídkou provázela a s účastníky komunikovala pouze jedna osoba, ostatní osoby přítomné z jiného důvodu (např. zajištění technické stránky přenosu), prohlídku nijak nekomentovali,
účastníci online prohlídky měli možnost položit upřesňující dotazy, například když bylo třeba, aby určitou část stavby mohli vidět detailněji. Pozor, jednalo se však pouze o dotazy týkající se průběhu prohlídky, nikoli dotazy k zadávací dokumentaci nebo žádosti o její vysvětlení!
Pro zajištění technického přenosu jsme potřebovali následující technické vybavení:
aplikaci, která umožňuje pořádání online meetingů,
mobilní telefon,
bezdrátová sluchátka pro průvodce online prohlídkou,
powerbanku, aby mohl být telefon neustále dobíjen,
sim kartu podporující LTE, tedy technologii umožňující vysokorychlostní přenos dat
Reportáž z průběhu online prohlídky
Průběh online prohlídky jsme si vyzkoušeli „nanečisto“ den před jejím konáním. Zástupci zadavatele nám pro tento účel umožnili přístup do všech prostor, kde bude prohlídka probíhat.
Níže zprostředkováváme formou „reportáže“ průběh samotné prohlídky:
V telefonu máme nainstalovanou aplikaci, přes kterou bude probíhat online prohlídka, telefon připojujeme k powerbance a bezdrátové sluchátko předáváme projektantovi, který bude provádět prohlídkou.
Přes link určený pro online prohlídku, se spojujeme s kolegyní, která bude průběh prohlídky administrovat z kanceláře. Jejím úkolem je sledovat celou prohlídku a jako jediná bude napřímo komunikovat s průvodcem. Dodavatelé budou mít možnost pokládat otázky prostřednictvím chatu, který bude advokátkou neustále sledován a dotazy tlumočeny průvodci, který je dodavatelům zodpoví. Díky chatu tak bude zajištěno, že budou mít všichni dodavatelé přehled o všech položených dotazech, zároveň ale bude s průvodcem hovořit vždy jenom advokátka a nikdo tak nebude zvýhodněn. Jak již bylo uvedeno, chat zde nemá za úkol nahradit klasické písemné dotazy a žádosti o dodatečné informace (ty musí být kladeny písemně zákonem stanoveným postupem). Prostřednictvím chatu je možné například požádat o upřesnění řečené informace, požadovat bližší záběr určité části objektu apod. Prostřednictvím chatu tedy mohou dodavatelé komunikovat de facto stejně, jako by jim to bylo umožněno při klasické prohlídce místa plnění.
V objektu je kvalitní wifi, na kterou se připojujeme (tento aspekt je samozřejmě základním předpokladem jakékoli online prohlídky a je nezbytné jej předem ověřit). Dokud se pohybujeme uvnitř objektu, je přenos plynulý. Součástí plnění veřejné zakázky je ale i opláštění objektu a oprava střech. Ve chvíli, kdy budovu opouštíme, abychom obešli její plášť, je signál z wifi pro přenos nedostačující, a je nutné využít mobilní data.
Již dopředu jsme počítali s tím, že je potřeba zajistit kvalitní zvuk, což jsem se rozhodli vyřešit použitím bezdrátového sluchátka s mikrofonem, které bude mít ve svém uchu průvodce. Bezdrátové sluchátko umožní průvodci pohybovat se relativně volně, dosah Bluetooth signálu ve volném prostoru funguje bez problému i na vzdálenost dvaceti metrů, mikrofon ve sluchátku je pak dostatečně blízko, aby mohl kvalitně snímat zvuk. S průvodcem může celou dobu komunikovat kolegyně, která přenos administruje ze své kanceláře a bude mu tlumočit dotazy dodavatelů.
V průběhu zkoušky se ukazuje, že pokud hovoří kdokoli jiný, než osoba se sluchátkem, je zvuk nezřetelný. Při samotné prohlídce bude nutné upozornit všechny účastníky na to, že musí být ukáznění a nemluvit, pokud nemají sluchátko.
Problematickým bodem prohlídky se ukázal vstup na střechu budovy, kam se vstupovalo po žebříku. Mobilní telefon bylo třeba si tedy dát do kapsy, což znamená, že kromě ztráty obrazu může dojít i k uzamčení telefonu, čímž se hovor přeruší. Na toto riziko dodavatele však předem upozorní kolegyně, která „administruje“ prohlídku z kanceláře, takže poté, co je spojení po chvíli obnoveno, pokračuje prohlídka plynule dál.
Zásadní problémy se ale nevyskytují a online prohlídka za účasti dodavatelů probíhá plynule. Správce budovy připravil plánek s šipkami ukazujícími směr prohlídky, aby se dodavatelé při online prohlídce lépe orientovali. Dodavatelé položí za celou dobu prohlídky přes chat jenom jeden dotaz, jinak do prohlídky nezasahují. Vzhledem k tomu, že dotaz směřuje k materiálu výplně, je dodavatel advokátkou upozorněn na to, že se jedná o dotaz, který by měl být podán písemně prostřednictvím institutu vysvětlení zadávací dokumentace. Na kvalitu přenosu si nikdo nestěžuje, nikdo nevznáší připomínky k tomu, že by špatně viděl nebo slyšel.
Na konci prohlídky dáváme dodavatelům prostor pro vznesení dotazů (opět formou chatu). Poté je online prohlídka ukončena. Bonusem pro zúčastněné, ale i nezúčastněné dodavatele je pak to, že z online prohlídky existuje nejenom standardní protokol o prohlídce místa plnění, ale i záznam z celého online přenosu. Nahrávání prohlídky umožňuje aplikace, přes kterou online prohlídka proběhla. Odkaz ke stažení záznamu je vložen na profil zadavatele, samotný soubor je ke stažení na serveru ulož.to po zadání konkrétního odkazu, samostatně k dohledání není.
Závěrem je třeba připomenout, že v případě, že se zadavatel rozhodne takovýmto způsobem záznam zveřejnit, je nezbytné mít z důvodu ochrany osobních údajů souhlas se zveřejněním videa od všech účastníků, jež jsou ve videu zachyceni (jedná se však o velmi omezený okruh osob).
Tento článek patří do sekce Veřejné zakázky, o kterou se pro Vás stará advokát Petr Rudolf.
Můžete mu napsat na petr.rudolf@krutakpartners.cz