Účetní závěrka představuje jeden z klíčových dokumentů týkajících se obchodní společnosti obsahující citlivé informace o jejím podnikaní a ekonomické situaci. Ze zákona mají společnosti povinnost projednat účetní závěrku nejpozději do 6 měsíců od posledního dne předcházejícího účetního období a založit ji do sbírky listin do 30 dnů od jejího ověření auditorem (pokud je závěrka auditovaná) a schválení příslušným orgánem, nejpozději však do 12 měsíců od rozvahového dne.
Jelikož se u podstatné většiny obchodních společností kryje fiskální rok s tím kalendářním, uplynula by letos lhůta pro schválení účetní závěrky valnou hromadou za normálních okolností dne 30. 6. 2020. Díky přijetí tzv. Lex COVID, zákona obsahujícího soubor opatření reagujících na pandemii koronaviru, se však lhůta k projednání účetní závěrky prodlužuje o 3 měsíce následující po skončení mimořádného opatření při epidemii, v jehož důsledku je znemožněno nebo podstatně znesnadněno konání zasedání orgánu právnické osoby. Typicky se bude jednat o omezení volného pohybu nebo zákaz přítomnosti většího počtu osob na jednom místě. Je proto třeba se vždy dovolat těch opatření, která měla na práva a povinnosti konkrétní společnosti tvrzený dopad. Vzhledem k pozvolnému rozvolňování mimořádných opatření lze tedy operovat hned s několika daty. Klíčovou roli bude jistě hrát vztah mezi počtem osob majících se účastnit valné hromady a omezením svobody pohybu. Odpadla-li tedy ve Vašem případě překážka pro konání valné hromady například dne 11. 5. 2020, kdy došlo k povolení konání společenských akcí s účastí do 100 osob, uplyne Vám lhůta pro schválení účetní závěrky dne úterý 11. srpna 2020.
Pokud se tedy i na Vaši společnost vztahuje povinnost projednat účetní závěrku do konce měsíce června, je možné, že se Vám konec lhůty díky Lex COVID posouvá. Logicky se tak prodlužuje i lhůta pro založení účetní závěrky do sbírky listin. V každém případě však doporučujeme schválení řešit co nejdříve, jakmile to bude možné. Není-li Vaše valná hromada schopna se sejít, lze uvažovat i nad možnosti rozhodování za pomoci technických prostředků nebo korespondenčně, tj. per rollam. Jaké jsou konkrétní možnosti těchto alternativních způsobů přijímání rozhodnutí ve společnosti si můžete přečíst v článku ZDE.
Když účetní závěrka ve sbírce chybí
Nezaloží-li společnost svou účetní závěrku do sbírky listin včas, může být soudem vyzvána k jejímu doplnění. Nebude-li doložena ani dodatečně, je soud oprávněn udělit za neuposlechnutí výzvy pokutu až do výše 100.000,- Kč. Vzhledem k tomu, že se jedná se o pokutu tzv. pořádkovou, může být i uložena opakovaně. Výrazněji však bývají společnosti zasaženy sankcí podle zákona o účetnictví, na základě kterého je správce daně oprávněn uložit společnosti za nesplnění této povinnosti pokutu až do výše 3 % jejích aktiv.
Je na místě zdůraznit, že povinnost založit dokumenty do sbírky listin přitom plynutím času nezaniká, jak bylo potvrzeno v rozhodnutí Vrchního soudu v Praze vydaného dne 3. října 2019 pod sp. zn. 7 Cmo 59/2019. Rejstříkový soud tak i dnes může doložení „starých“ účetních závěrek vyžadovat, a to až těch za rok 1996, a jejich následné nepředložení pokutovat. Spoléhat na „promeškání“ lhůty se tedy společnosti nemusí vyplatit.
Pokud tedy za loňský nebo jakýkoli předchozí rok ještě nemáte schváleno či založeno, doporučujeme Vám tak učinit alespoň dodatečně. Zákonná povinnost založení účetní závěrky totiž musí být splněna, pandemie nepandemie.
Tento článek patří do sekce Právní novinky a tipy, o kterou se pro Vás stará advokátka Martina Ondová.
Můžete jí napsat na martina.ondova@krutakpartners.cz